【失敗談】自主開催セミナーで開始時間が30分遅れた話

昨日3/26(日)、弊社主催の中小企業診断士セミナーを開催しました。

会場参加者は定員の8名。それ以外に、事務局1名、招待した友人1名、ゲスト講師1名。

私は、開始45分前に会場に到着し、早々にPC (MacBook Pro：約1年半前に買い替えたもの)を立ち上げ、PowerPointの資料をプロジェクター経由で投影する為のセッティングと、オンライン参加者のためのzoom収録準備を行いました。

Macの場合は、HDMIに接続する変換器が必要ですが、その会場の機器との相性が悪いときには、うまく変換されないと言うケースが少なくありません。

そのため、私は変換器を常に2つ持ち歩くようにしています。

また、昨日の会場は、変換器とPCが予備で準備されていました。

いつもどおりのセッティングで資料を投影したところ、資料自体は映るものの、不規則的・断続的に映ったり消えたりとフラッシュしているみたいな状態でした。

「この状況はまずい！」と思い、何度もつなぎ直したり別の変換器を使ったりと試行錯誤しましたが、一向に改善されません

ちなみに、会場に持ち込んでいたMacBook Proは、前日の講義でも同じようにプロジェクターを使って資料を投影しましたが、その際には何の問題もありませんでした。

「まさか、こんなトラブルが起こるなんて！」と焦る気持ちを抑えながら、会場に予備として設置されていたWindowsPCを使うことにしました。

ところが、このWindouwsPCが全く立ち上がらない(汗)

立ち上がったとて、資料をiCloud経由で開こうにも、重くて全く開けない。

ならばと、Gmail経由で資料をダウンロードしたものの、今度はPowerPointが開かない(予備の意味なし)。

もうこの時点で、開始時間を15分ほど過ぎていました

幸いなことに、会場参加者の皆さん同士がほぼ顔見知りだったこともあって、雑談をしながら、こちら側のトラブル対応を生暖かく見守りつつ、待っていてくださいました(涙)

ここで、救世主となった友人の一言。

「実は私もパソコン持ってるんですが、これ使いますか？」

と言うわけで、そこからは友人のWindowsPCを使ってデータの移行、zoomの収録準備などを行い、無事セミナー開催となりました

会場参加者の皆さんを30分もお待たせしてしまったにも関わらず、皆さん温かく拍手で迎えてくださいました。

そこからは、なにも問題なく進めることができました。

(安心してタイムマネジメントはゆるゆるになりました。すまない！）

こうして、トラブル対応を手伝ってくれた友人や事務局の方のおかげで、セミナー自体は大盛況で終えることができました。

帰宅して、夫に手伝ってもらいながらアーカイブ配信用の動画を編集したところ、さらなる問題が発生しました。

当初予定していた収録環境ではなかったため、音声が所々途切れてしまっていたり聞きづらいところがあったりと、あまり良くない品質になってしまいました(zoomの仕様が原因です)。

「お詫びに何かできることはないかなぁ？」と考え、今後弊社が予定している講座やセミナーの割引クーポンコードをプレゼントしようと思いました。

ですが、それだけでは足らないと思い、このように久々にブログを更新して失敗経験を共有しようと考え至りました。

この失敗経験から、私が至った結論はただ一つ。

HDMIに直接接続できるWindowsPCを今すぐに調達しようと言うことです。

これまでも、MacPCを使って講演活動や講義、研修、セミナーなどを行ってきましたが、昨日ほどではないにしても極軽いトラブルはよく起こっていました。

頻度で言えば、50回に1回程度です。

経験値でなんとかなると思っていましたが、昨日のような大きなトラブルが起こる可能性があるということがわかり、早期対応が必要だと考えました。と言うわけで、今日はこれから、家電量販店にPCを買いに行ってきます。

昨晩ネットでポチろうと思ったら、夫に「ちゃんとお店で現物を見てから買った方が良い」と言われたのでおとなしくそれに従います。

重要なセミナーや講演、研修などは、PC2台持ち(WindowsとMacbook)で行ったほうがいいですね。

講師15年目にして、ようやくここまで辿り着きました。我ながら、未熟でお恥ずかしい。

これからも失敗経験を積みながら、日々改善あるのみです