提案書や企画書、会社概要資料や営業資料等、毎週のように何かしら資料を作っています。今迄、きちんとした資料のつくり方を学んだことが無かったのですが、「プロの資料作成力」という本を読んで「なるほど」と思ったので纏めてみます。
資料作りで大切な3つのこと
・「目的」「ターゲット」「メッセージ」を明確化する。
・構成を考える。
・情報の質と量を最適化する。
大事なことは、「この資料を読んでもらうことで相手にどうなって欲しいか」をロジカルに考えることです。
「わかる」には「意味」と「意義」の2つの意味がある。
「意味」が理解出来るという「わかる」
情報の量と質が適切で、脳内におさめ易く、必要な場合に引き出して使える状態。
「意義」がわかるという意味の「わかる」
内容的に論理的エラーがなく、言われた内容が腑に落ちてアクションがすぐにとれるという状態。
この2つを同時に満たす状態がベストで資料をつくる場合、見た目だけに捉われすぎて「意義」の部分を見失いがちです。伝えたい意義を整理するために、まず、「プロファイリングシート」と「ストーリーボード」を準備します。頭の中が整理されるためノートに手書きすることを推奨しています。
プロファイリングシート
相手の「期待」と「理解」を把握し、何をどのように伝えると効果的かという仮説を導きだすもの。
ストーリーボード
訴求すべきメッセージを決め、どのような流れで伝えるかの構成、資料の章立てを考えるもの。
実際に資料作成する迄の5つのステップ
Step1 「何のために」という目的をセットする。
Step2 「誰に」というターゲットを明確にする。
Step3 「何を」伝えるのかメッセージ&ストーリーをつくる。
Step4 「どうやって」のために、スライドの構成を考える。
Step5 ビジュアル化する。
何を伝えたいかの全体像を把握する事が重要で、把握するStep3迄はノートに手書きで纏めた方がスピード効率も格段に早いらしいです。パワーポイントの小手先のテクニックはStep5の段階で初めて考えた方がいいとのこと。
というわけで、先週、IT業界の諸先輩方の前で話す機会を頂いたので、実際にやってみました。
実践編
Step1 「何のために」という目的をセットする。
・LIGという存在を覚えてもらいたい。
・LIGの社風、理念、こだわりを理解してもらいたい。
・LIGを応援してもらえる状態がベスト。
Step2 「誰に」というターゲットを明確にする
人物像
・上場企業も含む業界の大手企業で且つ、経営者の皆様。
・30〜40代のバリバリのビジネスマン。
・圧倒的に自分よりノウハウ、スキル、経験値が高い。
仮説
・自社の経営にプラスになるような何かを吸収したい。
・イキのいい後輩の話を聞きたい？
Step3 「何を」伝えるのかメッセージ&ストーリーをつくる。
メッセージ
「わくわくをつくる」 LIGの経営理念を伝える。
ストーリー
1．紹介
2．LIGが取り組んでいること
3．実績
4．目指していること
Step4 「どうやって」のために、スライドの構成を考える。
・資料がスクリーンに映し出されるため、文字は大きめに。
・印象づけるためにキャッチーに。
・シンプルに。因数分解して量を制限する。
Step5 ビジュアル化する。
・写真や画像を活用。
・表、グラフ、チャート。
まとめ
資料は独りよがりでは無く、どれくらい相手のことを考えられるかが肝心です。僕のように自己流や先輩の見よう見まねでなんとか過ごしている方は、一度読んでみるといいと思います。今迄もなんとなく同じようなフローを踏んでいたような気がしますが、「プロの資料作成力」を読んで再度整理が出来ました。興味のある方は是非、読んでみて下さい。
